D’une façon générale, la mise en place d’un processus d’achat fiable pour le réapprovisionnement d’une entreprise lui permettra non seulement de faciliter les achats du début à la fin, mais de la mettre également sur la voie du succès en assurant le suivi des achats.
Par Meriem Majdoub
Identifier un besoin d’achat et analyser les données pertinentes pour déterminer ce qu’il faut acheter sont quelques-unes des premières étapes du processus de passation de marché. Les étapes de l’achat commencent une fois qu’un bon de commande est envoyé à un fournisseur.
Les étapes d’achat sont les suivantes :
1. Accusé de réception d’une commande d’achat : c’est à ce moment que le fournisseur reconnaît le prix, la quantité et la date de livraison des marchandises; toute négociation entre l’acheteur et le fournisseur a lieu à ce moment.
2. Notification préalable d’expédition : le fournisseur informe l’acheteur des détails de la livraison et confirme l’accord conclu par le biais du bon de commande.
3. Réception des marchandises : il s’agit de l’acte physique de réception de la livraison des marchandises et de leur stockage dans l’entrepôt. La quantité et le type de marchandises sont vérifiés par rapport à la commande d’achat pour s’assurer que la livraison est conforme à l’accord, puis un accusé de réception des marchandises est envoyé au fournisseur.
4. Enregistrement de la facture : la facture est enregistrée jusqu’à ce que le paiement soit dû – elle fait ensuite partie du processus de comptabilité et de rapprochement.
5. Rapprochement à trois voies : le bon de commande est comparé avec l’accusé de réception et la facture pour s’assurer de leur concordance, et le paiement n’aura pas lieu tant que ces trois éléments ne seront pas rapprochés.
6. Paiement des marchandises : après avoir rapproché la commande, l’accusé de réception et la facture, le paiement est effectué à l’expiration des conditions de crédit convenues.
Importance de la mise en place d’un processus d’achat
L’établissement d’une stratégie commerciale de processus d’achat présente de multiples avantages, notamment les suivants :
1. Elaboration d’un accord-cadre de services : la mise en place d’un modèle standard avec chaque fournisseur pour l’achat de biens simplifie le processus d’achat. Lorsque les conditions sont convenues à l’avance pour chaque commande, il n’est plus nécessaire de renégocier avec chaque fournisseur pour chaque transaction, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Il est important de faire des tests pour trouver le modèle qui correspond à votre entreprise.
2. Amélioration de la gestion des stocks d’achat : la négociation des délais de livraison des fournisseurs par le biais d’un accord-cadre et la normalisation du processus d’achat garantissent que les marchandises sont dans l’entrepôt, prêtes pour l’exécution des commandes des clients. Cela réduit la probabilité de ruptures de stock et de retards. De plus, certaines applications ont pour objectif de vous permettre de réduire les coûts engendrés par ces ruptures et retards.
3. Amélioration des prévisions : la normalisation du processus d’achat permet de conserver l’historique des achats. Cela permet de faire des prévisions en établissant les tendances passées qui peuvent être utilisées pour prévoir les pics et les creux des commandes.
Optimisation des achats
Il existe un certain nombre de techniques permettant d’optimiser les achats, ce qui se traduira par une amélioration des prévisions, l’élaboration de contrats-cadres de services et une meilleure gestion des stocks d’achat.
1. Optimisation des fournisseurs : la création d’un modèle standard pour les négociations avec les fournisseurs permet de convenir dès le départ des meilleurs prix et conditions. Le modèle permet aux fournisseurs de se faire concurrence en alignant leur service sur les conditions de la stratégie d’achat. Cela permet à l’entreprise d’obtenir la meilleure combinaison de fournisseurs avec les prix les plus bas et les meilleures conditions.
2. Gestion de la qualité totale : en plus de l’optimisation des fournisseurs, le contrat-cadre de services peut inclure une clause relative à la gestion de la qualité des produits. Afin de conserver la fidélité de votre entreprise, les fournisseurs doivent constamment améliorer leur niveau de service sans erreur.
3. Gestion des risques : bien que l’on s’attende à un excellent service de la part des fournisseurs, l’entreprise devra tenir compte de la théorie du «cygne noir» qui affectera la fiabilité des fournisseurs dans les zones sujettes aux catastrophes naturelles et humaines. Lorsque l’on ne peut raisonnablement s’attendre à un service normal, l’organisation devra disposer d’un plan d’urgence pour assurer la poursuite des opérations normales.
Prochaines étapes pour optimiser votre processus d’achat
La mise en place d’un processus d’achat fiable pour le réapprovisionnement de votre entrepôt permettra non seulement de faciliter les achats du début à la fin, mais de mettre également votre entreprise sur la voie du succès en assurant le suivi des achats. C’est pourquoi il est également important de mettre en place certains indicateurs de base permettant de suivre les performances de la chaîne d’achat et d’approvisionnement. En fin de compte, vous devez savoir exactement quoi commander à quel moment et en quelles quantités.
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